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Dans tous les cas où il est nécessaire de faire appel à ces compétences bien spécifiques et techniques, comme c’est le cas lors de la réalisation d’actes juridiques techniques, il faut bien avoir à l’idée que toute erreur peut-être préjudiciable, tant au niveau de la société en elle-même qu’au niveau de la responsabilité des personnes en charge. Un dossier mal déposé, donc ne pouvant bénéficier d’un enregistrement à la chambre de commerce ou une société mal enregistrée risque non seulement de s’attirer les foudres administratives, mais également de perde des clients du fait des nombreux désagréments qui ne manqueront pas de suivre.

Le formaliste n’est pas présent que dans les études notariales, puisqu’il a également un rôle à jouer dans différents univers, et peut tout aussi bien accorder ses services à des avocats, à des mandataires, des experts-comptables, mais également à des sociétés privées plus classiques. On trouve en effet régulièrement leurs compétences aux services de cabinet d'avocat pour s’occuper des formalités intéressantes la mise en place de l’entreprise, son inscription officielle, notamment lors de la délivrance d'extrait de Kbis ou dans toutes démarches concernées par les dépôts d'actes juridiques. Lors de ces procédures de première importance.
Le formaliste permet de s’assurer de l’envoi des différents documents, et contrôle si ceux-ci sont bien en règle. Son rôle majeur se situe pour les personnes privées dans la relecture des actes juridiques et des documents juridiques permettant une sauvegarde des droits de la société et une mise en règle conforme à la législation. Il sera également systématiquement à la pointe de l’information en surveillant les différents changements de formalités nécessaires pour les enregistrements du greffe, ou l’évolution des documents nécessaire aux dépôts d'actes juridiques.

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